Cómo hacer un presupuesto de obra

Cuando nos enfrentamos a él, cómo hacer un presupuesto de obra de un proyecto concreto, hay que preguntarse que información debe llevar, ni más ni menos, y por qué. El objetivo es que sea una estimación bastante ajustada de lo que costará llevar a cabo un proyecto de construcción puntual, detallando los costes asociados a ese trabajo. Sin olvidar que será la primera toma de contacto con el cliente potencial y, por supuesto, el presupuesto deberá ajustarse a sus necesidades. Cuanto más personalizado mucho mejor.

¿Qué aspectos no pueden faltar en un documento tan importante? Estos son imprescindibles cuando un cliente contacta con nosotros interesado en saber el coste de una reforma integral de su vivienda y el tiempo que llevará:

1. Características de la obra

Lo de que cada obra es un mundo es cierto. Para hacer un presupuesto a medida es preciso reunir una serie de datos sobre ella, sus necesidades y evaluar lo que supondrá para la empresa realizarla:

• Dimensiones. Detallar las dimensiones que tendrá el proyecto, conociendo previamente las necesidades explícitas del cliente.
• Ubicación. Es un dato muy práctico, permite hacer una estimación sobre cuál será el coste de transportar los materiales a la obra y lo que supondrá el traslado del equipo.
• Tiempos calculados. Esta partida debe contemplar un tiempo global. Si solo lleva el de construcción quedaría incompleto, también ha de calcularse el de administración para los trámites obligados y el de los gastos derivados de dichos trámites.
• Tareas  previstas. Es clave incluir aquí esos detalles pequeños, tareas, costes e incluso tiempos que podrían retrasar la finalización del proyecto.

2. Partida de costes de cada uno de los trabajos

Una vez definida la visión global del proyecto y las tareas detalladas que conlleva esa obra, es el momento de calcular cuánto costará cada partida anterior, que irá así detallada en el presupuesto. Cuanto más exacto sea, menos variaciones se darán en el precio final. Nada como un ejemplo concreto para ponernos en situación. Lo más lógico es que lleve una partida de transporte. En ella podremos calcular la gasolina a gastar con nuestro vehículo en función de los kilómetros recorridos para desplazarnos a la obra y los viajes estimados de los operarios.

Cuando nos preguntamos cómo hacer un presupuesto de obra sin que falte un solo dato práctico, estas son las partidas que siempre suelen incluirse:

• Mano de obra. Detallar sus desplazamientos, dietas y alojamiento (si es necesario).
• Materiales de construcción. Especificar al máximo con un estudio pormenorizado.
• Beneficio. Indicar el margen que la empresa se llevará por el proyecto hecho.
• Gastos de amortización del material y las instalaciones.
• Construcciones e instalaciones desmontables durante la obra.

3. Partida de la cantidad de material a usar

En un presupuesto de obra de este tipo, por ejemplo para la reforma de una vivienda, este apartado es importantísimo. Al calcularlo hay que ser muy precisos e incluir todos los materiales, de lo contrario puede ocurrir que el cliente lo acepte encantado pero la empresa al final pierda dinero. Para ello, siempre es de gran ayuda reunir ciertos datos; desde las dimensiones, hasta sus planos y distribución. A veces el cliente proporciona los materiales de la obra, algo que hay que aclarar desde el principio.  Un buen consejo es calcular una posible pérdida (entre 10% y un 20% según el tipo de trabajo)

Una vez recopilados todos los materiales, lo siguiente será aplicar un precio realista de mercado. Aquí resulta muy práctico usar de ayuda las bases de datos de precios y mediciones actualizadas que existen en el sector. En concreto, PREOC es una de las más recomendables; está especializada en precios de edificación y obra civil en España, con más de 16.000 partidas de obra y programas de mediciones fáciles de manejar.

4. Resumen y revisión de todas las partidas del presupuesto de obra

Para cualquier diseñador de interiores con su propio estudio, tener claro cómo hacer bien un presupuesto de obra sobre proyectos de diseño interior es muy importante no solo por la información que reúne. También porque influirá positivamente si está bien hecho, causará buena impresión a ese cliente potencial que lo ha pedido, algo fundamental cuando se tiene negocio propio y estamos empezando.

En un presupuesto de interiorismo no pueden faltar estos datos:

• El número del presupuesto y cuándo ha sido emitido.
• Datos del cliente y del emisor del documento: nombre y apellidos, razón social, domicilio, NIF, etc.
• Pequeña descripción de las tareas a realizar en el trabajo presupuestado.
• Tarifas de los servicios solicitados (a veces, también de servicios adicionales).
• Impuestos aplicables (IVA y otros).
• Valor total del proyecto de interiorismo planteado, con todos los trabajos sumados y sus impuestos correspondientes aplicados.
• Fecha de validez del presupuesto.
• Forma de pago y posibles descuentos que el emisor decida aplicar.

Cuando estamos en pleno proceso de creación de estos presupuestos, también es el momento de decidir algo muy importante, cómo se van a presupuestar cada uno de los servicios; por metro cuadrado, por horas o bien fijando un precio a todo el proyecto. Y otros aspectos en los que igual no habíamos caído pero que deben ser contemplados, como por ejemplo si vamos a cobrar la primera visita al cliente o no, y qué incluye exactamente el precio de nuestro servicio (asesoría sin más, documentación e infografías, etc.).

Fijar los precios de estos servicios suele acarrear más de un quebradero de cabeza cuando somos noveles en el sector. Un buen consejo, de profesional a profesional, es fijar unos servicios mínimos por esos trabajos de interiorismo. Es una manera de curarse en salud, teniendo en cuenta que cada proyecto será un mundo y conllevará sus propios retos.

Un buen presupuesto de obra es aquel que reúne una información sencilla pero completa y esquematizada. Pero, ¿qué formato darla, cómo se la presentamos al cliente? La presentación de este documento es decisiva para generar confianza en él, sin abrumarle con una avalancha de datos. Si se lo ponemos fácil y atractivo, habrá más papeletas de salir victoriosos.

Tirar de Excel para crear las primeras presentaciones no es una mala elección ni mucho menos, pero no la más eficaz para ahorrar tiempo y dinero. Como lo más normal del mundo es realizar bastantes más presupuestos que los aceptados, otra opción muy práctica es apostar por plantillas que permiten invertir muchas menos horas en esta tarea y presupuestar de forma eficiente. Estas aplicaciones han sido diseñadas con todas las partidas esenciales (lo único que hay que hacer en cada proyecto nuevo es modificar los datos que cambian en ellas).

En definitiva, son muy útiles para optimizar el flujo de trabajo y plantearnos poder presentar el presupuesto el mismo día que lo han pedido. Sin duda una mejora en el servicio a valorar. Otra ventajas es que el seguimiento de cualquier presupuesto se vuelve un proceso fácil y ágil; ver a golpe de ratón si el cliente lo ha visto y aceptado o no, y el hecho de poder introducir mejoras en estos documentos en función de su opinión.

El hecho de enviar estos documentos a través de correos electrónicos y otros medios digitales no debería infravalorar su escritura, ni la elección de su tipografía y el cuerpo de letra. Son detalles que cuentan y no todo vale. Es fundamental captar la atención del cliente al que nos dirigimos con la frase que ponemos en el asunto, dejar claro que se trata del presupuesto de obra que estaba esperando pero de una forma atractiva.

En cuanto al cuerpo del texto, lo mejor es personalizarlo, incluyendo el nombre del cliente, además de iniciarlo con un saludo que transmita cercanía y finalizar con un mensaje de agradecimiento por pensar en nuestra empresa o estudio de interiorismo para realizar el proyecto. Y sin duda, despedirnos con un call to action  (llamada a la acción) para invitarle a que contacte con nosotros añadirá profesionalidad con una herramienta moderna de comunicación y marketing digital en persuasión de clientes potenciales.